解决方案研发背景 在目前状况下，我们面对几十万卷档案、面对历史长河中沉积的数十种发文号、面对我馆几次更改分类大纲后在案卷上留下的种种痕迹、面对适合新案需要而制定的诸多新分类号，每天要迎接数百卷新案入库、将数百卷需利用档案拿进拿出，大家不停息地忙碌着，然而，听错、看错、写错、拿错、录入错、放错时时在发生。为了使档案的利用工作也能与时俱进，适应当前工作的需要，用更科学的方法改变档案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 传统解决方案 目前我馆档案的流动过程包括：市规划局与我馆之间的流动和市规划局内部的流动。在流通过程中，档案在市规划局与档案馆之间的流动是一个循环，就像人体的循环系统一样，可称之为体循环，也就是大循环；档案在市规划局内的流动可称之为肺循环，也就是小循环。 小循环中可能出现的问题：1、在市规划局内办案过程中，档案不能一直停留在借案人的手上，转到谁人之手没有信息反馈，使档案去向进入相对盲区，进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘，造成档案遗失，历史上已确认遗失的档案就有数十卷。2、办案人员工作忙，几个人所需的案卷委托一个人来借，拿回处室一分发，借案人已不知每卷档案去向。3、市规划局处室几个人办理完的案卷，委托一个人来归还，一个处室几十人，服务部要费时费力去查找借出的登记来注销。 大循环中可能产生的问题：1、档案借出、归还要一一交接，多人同时借还案交接时，稍乱就会出错。2、要掌握档案去向我们目前的做法是将进出馆的案卷号及利用人的信息及时录入，每日进出档案馆的案卷数量不下100卷，人工键盘录入就要敲100次；同一卷案被借了几十次，它就要被重复敲入几十次；档号文号门类众多，稍一疏忽就出错。3、借出量大时，案卷号不能及时录入，归还时就不能注销，影响下一环节的工作。4、借出环节出错，还案时注销不了，若盲目补输入其内容，造成计算机内留着该注销而未注销的空记录，日积月累，错误会积水成灾。5、还案时要面对数页纸的登记一条条找来注销，明显效率低下。 出错的形式累计数十种，不慎出现的每一小错，都将带来诸多的麻烦，导致事倍功半。如此状态令我们的工作不能进入良性循环，远远不能适应目前大量档案流通管理的要求。 二 东正档案管理系统产生的收益 东正档案管理系统可帮助您合理的管理各类档案管理部门的所有档案文件，及时的跟踪档案的流动情况。方便管理人员查询，调动档案。 - 优化资源利用率，降低人力成本70% - 减少档案的丢失70% - 减少操作的错误率80% - 增强档案的追溯 - 减少工作量和工作时间50% - 提高客户服务水平 1、系统开发效率极大提高，成本降低，上线成功率可达到100％。 2、系统采用C./S架构设计、运行效率高、安全稳定、同时可以和各类生产管理系统灵活对接，达到全面的协同。 三 东正档案管理系统概述 使用条码技术--迎接流通管理质的飞跃 1、取消键盘按键输入 档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。 2、快速进行档案的借还交接、简化手续 档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供卷档案、被提供的档案准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时的时间，才有可能找到这条记录。解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提率和管理水平。